kitAdmin - kinderleichte Administration

Von der Individuallösung zum Produkt: kitAdmin ist das Tool für die effiziente Administration von Kinderorten und eine unverzichtbare Unterstützung für das Backoffice. Mit Funktionen wie Wartelistenverwaltung, Belegungsplanung, Abrechnung, Personalplanung und Zeitcontrolling werden zentrale Prozesse deutlich vereinfacht. Gleichzeitig bietet es BetreuerInnen eine digitale Übersicht über die Kinder und die verschiedenen Gruppen – eine praktische Ergänzung, die den Arbeitsalltag zusätzlich erleichtert.

Ursprünglich als Individuallösung für die Kita-Trägerschaft leolea konzipiert, wurde kitAdmin zum Administration- und Optimierungstool für Kinderorte weiterentwickelt. Mittlerweile wird das Produkt schweizweit von der kleinen Quartierkita bis hin zur grossen Trägerschaft genutzt und unterstützt sämtliche Angebote wie Kitas, Horte, Tagesfamilien und Tagesschulen.

> 46'000 erfasste Kinder
> 1'700 Nutzer
> 640'500 generierte Rechnungen
> 41'500 Verfügungen aus der KiBon Schnittstelle importiert und zugewiesen

Businesscase

«Unsere aktuelle Software hilft uns bei der Administration, aber leider nicht bei der Planung und Optimierung unserer Kitas. Bisher haben wir versucht, das mit selbst erstellten Excel-Listen zu lösen – doch langsam stossen wir damit an unsere Grenzen.

Wir brauchen eine Lösung, die uns nicht nur die Verwaltung erleichtert, sondern auch die Kinderbelegung, Personalplanung und Gruppeneinteilung effizienter macht. Könnt Ihr uns dabei helfen, unsere Abläufe zu optimieren und den Alltag einfacher zu gestalten?»

Analyse

In gemeinsamen Workshops haben wir die Ideen, Anforderungen und Bedürfnisse unseres Kunden aufgenommen:

Wer sind die Nutzer?

MitarbeiterInnen Administration mit fundierten Office-Kenntnissen, die reibungslose Abläufe sicherstellen.
Kita LeiterInnen und BetreuerInnen, die eine digitale Übersicht ihrer Kinder möchten, um mehr Zeit mit ihnen zu verbringen – mit Funktionen wie Allergiefeldern und direkter Kommunikation zum Backoffice für Abweichungen.

Welche nicht funktionalen Anforderungen und Werte sollen berücksichtigt werden?

Skalierbarkeit: Anwendbarkeit von der Einzelkita bis zur Trägerschaft
Oneadress-Prinzip: Stammdaten werden nur einmal zentral gepflegt
Anwendungswissen zentralisieren: Prozesswissen soll im Tool integriert werden
Einbezug von lokalen Gegebenheiten: Tarife, Faktoren, gesetzl. Grundlagen, etc.
Optimieren der Belegungen und dadurch auch der gezielte Einsatz des Personals
Kontrolle der Soll- Arbeitszeiten des Personals

Welche Prozesse und bestehende Anwendungen gibt es?

Kinder-Betreuung: Anmeldung, Warteliste, Anwesenheitserfassung, Abrechnung, Verrechnung, Mutation, Austritt
Anpassungen von Tarifen / Anwesenheiten / Stammdaten
Personal: Personalplanung wie auch das Zeitcontrolling

Welche Ideen oder Visionen gibt es?

Kurzfristig: Der Belegungsplan sowie die Wartelisten sollen abgelöst werden.
Langfristig: Es soll eine ganzheitliche Lösung entstehen, die den gesamten Prozess abdeckt: vom Eintritt, Kinder- und Personalverwaltung (inklusive Planung und Zeitcontrolling) über Elternkommunikation bis zur Verrechnung und dem Austritt – alles aus einer Hand.

Konzept und Visualisierung

Die untenstehenden Bilder zeigen, wie aus der ursprünglichen Idee zuerst ein Prototyp entstand und anschliessend die heutige Lösung entwickelt wurde:

Das Produkt

Im Dezember 2015 startete der Pilotbetrieb
Im Februar 2016 hat die Individuallösung die Excel-Listen vollständig abgelöst
Im Sommer 2016 wurde aus der Individuallösung das Produkt kitAdmin
Heute nutzt im Kanton Bern jede zweite Kita kitAdmin

Seit der Auslieferung von kitAdmin wird die Lösung laufend weiterentwickelt. Aus der Individuallösung zur Verwaltung des Belegungsplans und der Wartelisten wurde ein ganzheitliches Produkt für sämtliche Kinderbetreuungsangebote.

Erfahren Sie mehr oder kontaktieren Sie uns unter: kitadmin.ch